Oleh MASON COLE
Penulis staf
WARREN — Dewan kota sedang mempertimbangkan untuk membeli sistem kamera baru untuk merekam pertemuannya secara visual.
Presiden Dewan John Brown dan Anggota Dewan Greg Greathouse, D-3rd Ward, baru-baru ini melakukan perjalanan ke kota Beachwood di Cuyahoga County untuk menyelidiki sistem kamera mewah yang telah digunakan dewan tersebut selama beberapa tahun.
“Ini cukup apik,” kata Great House.
Sistem perekaman yang digunakan dewan Beachwood dilengkapi dengan pengaturan empat kamera yang merekam video dan audio dan dapat menyiarkan langsung pertemuan tersebut di situs web kota. Sistem juga mentranskripsikan pertemuan secara otomatis. Beachwood juga membayar biaya bulanan tambahan agar perusahaannya, Swagit Productions LLC, dari Dallas, Texas, mengendalikan kamera dari jarak jauh. Whitney Crook, juru tulis dewan Beachwood, mengatakan kota tersebut menandatangani kontrak untuk sistem tersebut pada tahun 2016 dan mulai menyiarkan pertemuannya pada tahun 2017.
Crook mengatakan Beachwood membayar biaya satu kali sebesar $10,865 untuk perangkat lunak perangkat keras Swagit EASE; $53.098 untuk Sistem Siaran Cosmos; $8,608 untuk sistem suara audionya; dan pemerintah kota terus membayar biaya $1.475 setiap bulan untuk streaming langsung berdasarkan permintaan dan peralihan kamera jarak jauh.
Crook mengatakan biaya untuk sistem dan perangkat keras kemungkinan telah berubah sejak tahun 2016.
Pertemuan dewan Beachwood, yang menurut Crook langsung tersedia di situs web kota dan saluran televisi lokal, menghadirkan pengalaman menonton yang profesional. Kamera segera beralih ke siapa pun yang berbicara dan judul yang ditampilkan di layar merinci waktu, tanggal, dan agenda mana yang sedang dibahas.
Crook mengatakan sistem ini telah membantu masyarakat mendapatkan informasi yang lebih baik.
“Hal terbaik yang bisa saya katakan adalah hal ini telah menyederhanakan proses pencatatan publik kami,” kata Crook. “Sekarang, jika mereka ingin mengajukan permintaan pencatatan publik, kami merujuk mereka ke situs web kota.”
PERINGATAN
Dewan Warren tidak menyediakan rekaman video pertemuannya. Brenda Smith, juru tulis dewan Warren, mengatakan file audio pertemuan tersebut tersedia untuk warga.
Kota ini memiliki dua perangkat yang merekam audio melalui mikrofon di ruang dewan. Smith mengatakan audio kemudian dimasukkan ke dalam drive USB, kemudian ke komputer di kantor panitera. Jika diminta oleh seseorang, audionya dapat disediakan dalam bentuk CD.
“Saat ini kami sedang merekamnya lalu mengetik (risalahnya),” kata Smith. “Kami mengetik kata demi kata, tapi saya sendirian untuk waktu yang lama sampai (wakil panitera) Melissa Hughes datang, jadi saya agak mencadangkan berita acaranya. Ketahuilah bahwa kami sedang melakukan semacam ‘risalah aksi’, hanya mencoba untuk membuat mereka terjebak.”
Smith mengatakan jika dewan membeli sistem baru itu akan membuat pencatatan notulensi menjadi lebih mudah. Sistem yang digunakan Beachwood secara otomatis mentranskripsikan pertemuan.
“Itu akan sangat berharga,” dia berkata.
MENYEDIAKANNYA
Greathouse mengatakan dia dan Brown terkesan dengan pengaturan di Beachwood. Dia menyebutnya sebagai “Taj Mahal” dari ruang dewan.
“Ruang kaukus mereka sangat besar,” kata Great House. “Ini hampir sebesar ruang dewan kita. Ruang dewan mereka dua kali lebih besar dari yang kita miliki.”
Greathouse memperkirakan sistem yang serupa dengan yang dimiliki Beachwood akan merugikan kota sekitar $80.000. Namun, dia mencatat bahwa dengan ukuran dewan direksi Beachwood dan tuntutan yang berbeda dari kota tersebut, Warren kemungkinan besar tidak memerlukan pengaturan yang sama.
“Saya tidak tahu apakah kami akan memiliki konfigurasi yang persis sama,” kata Great House. “$80.000, itu akan menjadi angka pembicaraan yang bagus. Saya tidak tahu apakah itu akan menjadi sebesar itu bagi kami. Saya tidak membayangkannya akan lebih banyak, tapi bisa saja lebih sedikit.”
Jika dewan Warren membeli sistem yang serupa dengan yang dimiliki Beachwood, Greathouse menyarankan cara lain untuk menghemat uang adalah dengan bermitra dengan Warren City Schools agar siswa belajar mengoperasikan sistem kamera dan menggeser setiap speaker secara manual.
“Sungguh pengalaman yang baik jika mereka datang dan mengoperasikan kamera serta membantu kami mempersiapkannya untuk penggunaan publik pada hari berikutnya,” kata Great House. “Saat kami membicarakan hal ini dengan sesama anggota dewan, mungkin itu adalah sesuatu yang ingin kami sampaikan dan mungkin eksplorasi.”
Greathouse mengatakan tidak ada batas waktu kapan sistem kamera akan dibahas oleh dewan. Dia mengatakan, mendapatkan sistem kamera baru dan mampu menyediakan pertemuan bagi warga untuk menonton secara online adalah sesuatu yang harus dipertimbangkan oleh pemerintah kota.
“Saya pikir ini akan sangat penting bagi dewan,” dia berkata.
